Ter uma empresa significa ter responsabilidade e saber lidar com o quadro de funcionários e de clientes. Sabemos que isso nem sempre é fácil, e que manter uma comunicação e visão alinhada com todos, é um desafio.
É necessário algum tipo de metodologia para ajudar com esse aspecto da empresa, e uma sugestão de metodologia é o Sistema Kanban, você conhece?
O que é o sistema Kanban?
O sistema Kanban também pode ser conhecido como Gestão Visual, Sistema Toyata ou Sistema Just In Time. Surgiu no Japão pelas mãos da Toyota Motors Company, na década de 1970, com uma ideia base de minimizar atrasos a partir do desenvolvimento de um método que conseguisse coordenar a produção de peças com as demandas da fábrica.
Kanban em japonês significa cartão, e é justamente o que o sistema kanban utiliza em sua metodologia: cartões. Na fábrica da Toyota, utiliza-se os cartões para dar à etapa seguinte de processo autorização para seguir com sua tarefa, criando um ambiente mais eficiente.
Mas o bom desse método, é que ele é adaptável para cada empresa que trabalha com equipes e que queiram deixar suas equipes mais ágeis e com rotinas mais dinâmicas.
E outro ponto positivo é que a empresa pode escolher entre criar um software próprio, utilizar um já existente no mercado, ou não gastar com nada disso e fazer seu próprio sistema kanban com um quadro e alguns post-its coloridos.
Como funciona o sistema Kanban
Basicamente existem três campos que precisam ser preenchidos:
- Para fazer (to do);
- Fazendo (doing);
- Feito (done).
Porém, conforme for a sua empresa, você pode adicionar tantos outros campos necessários em seu quadro, como, por exemplo, um campo para reuniões e um campo que indica que determinada tarefa está aguardando determinada coisa.
Serão nesses campos que cada cartão deverá ficar. E atenção: cada cartão deve ser apenas uma tarefa! Conforme o trabalho e as tarefas vão sendo feitas, os responsáveis pelas tarefas vão mudando de lugar os cartões no quadro. Por exemplo, se você começou a “Tarefa A” você vai colar o cartão “Tarefa A” no campo “Fazendo”.
E cada pessoa ou cada tarefa, ou cada grau de importância ou agilidade pode ter uma cor especifica. Assim, visualmente, é possível saber sem ler cada cartão, o que algo foi feito ou que está sendo feito.
Benefícios que o sistema Kanban pode trazer para sua empresa
Dependendo do porquê de uma empresa utilizar esse sistema, os benefícios podem variar. Mas, geralmente, uma empresa que utilize sistema kanban como metodologia, deve notar que sua empresa irá melhorar nos seguintes aspectos:
- Na sincronização e no alinhamento da produção e do abastecimento entre os departamentos;
- Na flexibilidade de programação;
- No aumento da capacidade produtiva;
- No controle visual, pois é possível ver “em tempo real” o andamento das tarefas;
- Na redução de inutilizações e de outras perdas;
- Ajudará a perceber o(s) gargalo(s) de produção ou de abastecimento;
- Ajudará a perceber os problemas precoces de qualidade.
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Com informações de: Mundo Carreira; Portal Logístico.
