Aplicativos ajudam condomínios a saírem da papelada burocrática

Um síndico controla 199 apartamentos de um condomínio literalmente na palma da mão. Ele dá alguns cliques e tem imediatamente toda a posição financeira do condomínio. Para responder uma pergunta na reunião de condomínio, ele levou segundos para identificar quem estava inadimplente e qual era o montante da dívida de cada um dos inadimplentes.

Um administrador de empresas controla as contas do seu apartamento através de um aplicativo de smartphone.

Um subsíndico diz que hoje aprova as contas do condomínio por meio de um aplicativo e que, anteriormente, não estava dando conta do recado off-line.

Segundo a Aabic (Associação dos Administradores de Bens Imóveis e de Condomínios de São Paulo), o uso de tecnologia digital para gerir residências é um caminho sem volta. Em geral, essas tecnologias são desenvolvidas pelas administradoras e a prestação de contas é apenas um dos benefícios.

Nestes aplicativos já é possível fazer assembleia virtual, comprar pão, convidar amigos para uma festa e até reservar horário para pouso de helicóptero.

De acordo com uma administradora, há um ano 15 funcionários cuidavam da prestação de contas em papel e, hoje, tudo isso acabou. Eles deixaram de imprimir 6 milhões de folhas de papel por mês e já estão lançando um aplicativo para a folha de pagamentos.

Um aplicativo criado por cearenses simplifica burocracia em condomínios; há plataformas para moradores, porteiros e síndicos. A iniciativa venceu como uma das ideias mais inovadoras da Campus Party Brasil 2015.

Foram três meses de pesquisa para obter informações e feedbacks. Eles decidiram se inscrever para a Campus Party Brasil na categoria Startups Iniciantes. Foram selecionados e, durante o evento, se apresentaram duas vezes e venceram como uma das ideias mais inovadoras. Passaram o mês de agosto trabalhando na forma de usar, e agora, após os ajustes finais, lançaram a versão final no mês de setembro.

Para adquirir o sistema é preciso que haja adesão de todos os condôminos. Todavia, o síndico é quem comprará o aplicativo, custando apenas R$ 3 por apartamento. O Severino App disponibiliza treinamento para cadastro e uso correto da ferramenta, além de material impresso autoexplicativo. Em Fortaleza, já existem 10 condomínios interessados em adquirir a tecnologia. Há também interesse de condomínios de fora do estado.

aplicativos

Com a tecnologia, é possível disponibilizar um histórico de documentos para o síndico, trazer mais segurança através de um banco de dados, contendo nome e fotos de todos os moradores. Já o serviço de entregas terá de passar por algumas exigências de segurança, como informar identidade, CPF, foto e nome do estabelecimento para o qual trabalha. Assim, será mais fácil para o porteiro controlar as entradas e também facilita para o morador, que receberá uma notificação no seu celular informando que seu pedido chegou.

Os moradores também poderão cadastrar registros de pessoas que costumam ir ao apartamento com frequência, como parentes e diaristas, entre outros. Assim, ao chegarem na portaria, essas pessoas terão acesso liberado e não será preciso interfonar todas as vezes que chegarem. Também será possível para os moradores reservarem o salão de festas com mais conforto e comodidade. Os sócios estão disponíveis para visitarem os condomínios que desejam adquirir o Severino App.

A falta de um gerenciamento efetivo leva a prejuízos que poderiam ser facilmente evitados com a gestão eletrônica dos dados. Como os documentos podem ser consultados pelos moradores ou solicitados pelo conselho do condomínio, o vai e vem de papel acarreta perda ou extravio, criando riscos tributários.

Não parece, mas a perda de um documento fiscal ou trabalhista gera dor de cabeça não apenas para os condomínios, afetando qualquer organização. Deixar de atender uma demanda judicial devido à falta de documentação comprobatória, por exemplo, tem quase o mesmo peso de uma revelia no processo, de acordo com o diretor da Estec Tecnologia, Alvaro Esper, especializado em gestão documental.

Segundo ele, ao gerenciar eletronicamente os documentos, o síndico tira toda a papelada do seu dia a dia, já que as consultas aos arquivos e registros passam a ser feitas por meio da imagem digitalizada, gerando um histórico. Ele também deixa de entregar aos moradores o documento original, que passa a ser manuseado apenas em situações de extrema necessidade, como no caso de um processo judicial.

“A digitalização proporciona agilidade na distribuição e no acesso às informações, transparência no gerenciamento e a localização física do documento, o que talvez seja uma das maiores dificuldades dos condomínios”, diz Esper.

Ele explica que a tecnologia em gestão documental vem evoluindo bastante, e hoje, qualquer condomínio pode gerenciar seus dados eletronicamente investindo muito pouco. O especialista frisa, porém, que não basta digitalizar a documentação. Antes desse processo, é preciso estabelecer as metodologias que vão ajudar nas buscas futuras, para que os objetivos sejam alcançados.

O Best Condomínio é um aplicativo criado para facilitar a interação entre moradores, síndicos e administradoras de condomínios. Ele permite a divulgação de serviços entre os moradores, visualização de agenda de eventos, reserva de áreas comuns (salão de festa, quiosque, churrasqueira, etc.), reportar problemas e enviar sugestões aos responsáveis pelo condomínio.

O Condomínio Móvel é um app. para redução de custos com operação e pessoal, facilidade de comunicação entre usuários e automação de todas as atividades diárias, como abertura de portões, aviso de correspondência recebida, reserva de dependências; estas são algumas das inúmeras vantagens que o sistema da Lomatech propicia, além de possibilitar o rastreamento do usuário, ao pressionar o botão "Pânico" em caso de emergências.

Você gostou deste post? Você mora em condomínio? Se a resposta for afirmativa, a gestão do seu condomínio é feita por meio de aplicativos, ou ainda está na idade da pedra? Por favor, deixe os seus comentários no espaço seguir.

Com informações:
Folha de São Paulo
Tribuna do Ceará
Condomínio em Foco
Best Condomínio
Condomínio Móvel

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